Vragen, problemen, zorgen en klachten kunnen in elke school ontstaan over de meest uiteenlopende zaken. Zij kunnen zich voordoen in alle mogelijke combinaties van leerlingen, personeelsleden en ouders.Het is belangrijk dat diegene die met een probleem rondloopt, dit zo snel mogelijk meldt. Als duidelijk is waar dat moet gebeuren, kunnen verwarring en ergernis worden vermeden. Hiertoe is een traject opgesteld dat tracht deze helderheid te scheppen. 

Wij onderscheiden een binnenschoolse en buitenschoolse procedure

Binnen school spreken we van vragen, problemen en (meestal mondelinge) klachten, die intern behandeld worden.

De buitenschoolse procedure treedt pas in werking na de binnenschoolse en betreft schriftelijke klachten aan het bevoegd gezag. Dan treedt de klachtenregeling van de Vereniging Bijzondere Scholen (VBS) in werking. 

A. De binnenschoolse procedure 

• Voor pedagogische problemen, omgangsproblemen, praktische vragen, enz. is de klassenleerkracht of mentor de eerste om aan te spreken.
• Daarnaast zijn de zorgcoördinator en de teamleiding te raadplegen.
• Voor gevoelige onderwerpen heeft elke vestiging een interne vertrouwensgroep (niet te verwarren met de “vertrouwenspersoon” in de zin van de landelijke klachtenregeling). 
• Als de problemen blijven bestaan, wordt de schoolleider van de vestiging geraadpleegd, die met de betrokkenen een oplossing probeert te vinden.
• Blijft het probleem onopgelost, dan komt het bij de bestuurder. Deze gaat vooral na of bij de behandeling van het probleem/de klacht alles is gedaan om een oplossing te vinden.  
• Heeft dat geen resultaat, dan wijst de bestuurder de klager op de mogelijkheid om een officiële, schriftelijke klacht in te dienen bij het bevoegd gezag, het bestuur van de Stichting VSDH cq. van de Stichting ZWN. Daarmee treedt de buitenschoolse procedure in werking. 

B.   De buitenschoolse procedure 

De bestuurder is de contactpersoon in de zin van de klachtenregeling van de VBS en verwijst de klager naar de vertrouwenspersoon. Deze begeleidt de klager in de buitenschoolse behandeling van de klacht door de landelijke klachtencommissie voor het algemeen bijzonder onderwijs. Voor de Vrijeschool Zuid Holland is deze vertrouwenspersoon Mevrouw A. Bongers. Het traject dat nu volgt, staat beschreven in de “Regeling landelijke klachtencommissie voor het algemeen bijzonder onderwijs” verkrijgbaar bij het secretariaat van elke vestiging.